Деловое общение в организации. Проведение совещаний и бесед

1. Деловое общение как фактор эффективной работы
2. Деловая беседа: структура и правила проведения
3. Деловое совещание: задачи и этапы

Деловое общение как фактор эффективной работы

Менеджмент является тем видом деятельности, где общение людей, их взаимные деловые контакты имеют ключевое значение. Именно уровень и качество делового общения в немалой степени определяют эффективное функционирование системы управления предприятием. Деловое общение представляет собой комплексный, состоящий из нескольких стадий процесс налаживания и дальнейшего развития контактов. Его возникновение обусловлено необходимостью решать общие задачи в ходе управленческой работы. Основой делового общения является информационный обмен, построение общей стратегии взаимодействия, а также взаимопонимание партнеров.

Коммуникации между людьми позволяют решать многие деловые проблемы посредством обмена идеями и мнениями, достижения взаимопонимания, постановки общих целей. Уровень грамотности общения определяет показатели многих составляющих деятельности компании, в том числе, успешность деловых переговоров и уровень взаимопонимания с партнерами, клиентами, коллективом; благоприятный климат среди сотрудников, их удовлетворенность работой; качество внешних отношений с различными организациями.

Общение играет решающую роль в управленческой деятельности любой организации. Работа любого менеджера строится на умении правильно выстроить диалог с человеком. Степень общительности управленца напрямую определяет показатель эффективности функционирования всей организации: чем выше общительность, тем выше степень эффективности.

К основным разновидностям делового общения относятся проводимые руководителями инструктажи, беседы, собрания, совещания, а также анализ ошибок.

Деловая беседа: структура и правила проведения

Проведение деловых бесед и совещаний активно используется в процессе взаимодействия управляющих работников в компании. Беседа может носить индивидуальный (профессиональный) либо групповой характер. Способы проведения деловых бесед бывают разные. Специфика конкретной беседы обусловлена положением лица, с которым она проводится (это может быть клиент, партнер, подчиненный сотрудник и др.). Каждая беседа обладает определенной целью, которую следует достичь, затратив при этом как можно меньше сил и времени. Деловые беседы могут быть свободными либо целенаправленными, что зависит от целей диалога.

Деловая беседа включает три стадии:

• Подготовка. На этом этапе определяются задачи, план и время беседы. Собеседникам следует быть благожелательно расположенными друг к другу.
• Ознакомление. Происходит взаимное знакомство собеседников, преодоление условного психологического барьера и формирование доверительного климата.
• Основная стадия. В свою очередь, подразделяется на вводную, основную и заключительную часть.

Более детальное описание основной стадии таково:

• Вводная часть – продолжение знакомства, взаимные вопросы.
• Основная часть – выслушивание мнений, дискуссия, аргументы.
• Заключительная часть – заключение выводов и принятие решений.

Важно поддерживать дружелюбно-деловое настроение беседы. Участники должны быть пунктуальны. В ходе диалога не следует зацикливаться только на своей точке зрения, надо постараться понять позицию собеседника. Очень важным является умение слушать и грамотно формулировать вопросы, уточнения. Уточнять что-либо следует конкретно, вежливо и аргументировано. Не стоит прибегать к категоричным суждениям – это может послужить причиной неудачи. Говорить необходимо ясно, четко, в достаточной мере громкости. Обсуждение обычно завершается принятием решения.

Деловое совещание: задачи и этапы

Совещание представляет собой один из способов обмена сведениями между менеджментом и персоналом, связывающим работу отдельного сотрудника с деятельностью всей компании. Совещания необходимы для сбора и анализа информации, координирования работы всего персонала, выработки либо выбора решений по актуальным проблемам функционирования организации. Кроме того, в ходе совещаний осуществляется работа воспитательного характера, в том числе, обучение поиску компромиссов, комплексному подходу в решении задач, улучшение общей коммуникативной культуры в коллективе.

Преимущества проведения деловых совещаний следующие:

• Позволяют разрабатывать и претворять в жизнь стратегию организации.
• Способствуют объединению отделов для выполнения общей миссии.
• Дают возможность собрать и обработать информационные сведения.
• Позволяют применить коллективный подход к решению общих задач, а также оказывают образовательно-воспитательное воздействие.

Этапами делового совещания являются:

• Подготовительный этап. Определяются цели совещания, повестка, суть проблемы, участники, время и место проведения. Эта информация доводится до сведения участников совещания. Им также выдают необходимые материалы.
• Этап проведения. Следует иметь разработанный регламент совещательного мероприятия. Если его продолжительность более 40-50 минут, то уместно сделать перерывы. Ход совещания отражается в протоколе, составленном секретарем по установленной форме и включающим краткие данные о выступлениях и решениях.
• Этап итогов и решений. Способ принятия решений на совещании – коллективный. Эффективность того или иного решения обусловлена вкладом каждого участника совещания.

Окончательным итогом делового совещания становится назначение исполнителей работ, определение сроков и объемов. Также назначаются лица, ответственные за осуществление контроля за ходом выполняемых работ.