Информационная сторона управления

1. Качественные характеристики информации, используемой в управлении
2. Классификация управленческой информации
3. Этапы процесса управления с информационной точки зрения
4. Информационный менеджмент как средство управления информационным процессом

Эффективное управление организацией невозможно без своевременного получения достаточно достоверной, оперативной и надёжной информации. Являясь основой управления, информация, при её совершенстве, во многом влияет на качество управленческих процессов в организации. Деятельность менеджера в информационной сфере вынуждает его чётко организовывать функции связанные со сбором, анализом и обработкой информации, и требует от него умения выделять из потока поступающей информации важные сведения и второстепенные. Менеджер, обладающий определённым опытом, должен также быть способным в пределах фирмы упорядочить коммуникации и обмен информации.

Система управления получает от системы, управляемой ею, информацию, описывающую состояние некоторых технических и экономических параметров, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью и производством. На её основе система управления разрабатывает управляющие команды, передаваемые впоследствии для реализации управляемой системой.

Качественные характеристики информации, используемой в управлении

Управление практически каждой подвижной системы тем эффективнее, чем лучше организованы в ней процессы поиска и пополнения информации, её обработки, передачи и хранения. Главными качествами, определяющими эффект от использования информации, являются:

• Выражаемое в точности выявления и формирования информации, воссоздание в адекватном виде передаваемого явления именуемое репрезентативностью;
• Смысловая насыщенность информации, выражаемая отношением числа семантических сообщений к количеству обработанной информации называемая содержательностью;
• Характеризуемая полнотой предоставляемого содержательного набора показателей, используемого для вынесения решения, так называемая достаточность;
• Удобство формы предоставления информации для потребительского восприятия именуемое доступностью;
• Степень ценности информации на время её применения, зависящая от динамических показателей её появления и изменения называемая актуальностью;
• Соответствие периода поступления информационного сообщения ранее назначенному для этого времени именуемое своевременностью;
• Характеризующая близость информации реальным обстоятельствам присущим описываемому объекту или явлению так называемая достоверность и точность;
• Важность полученной информации для разрешения определённой задачи именуемая ценностью;
• Определяемая соответствием содержания полученной информации уровню знаний потребителя так называемая понятность;
• Характеризуемая степенью лаконичности излагаемых сведений и фактов краткость;
• Присущее информации реагирование на изменение исходных данных без ущерба её точности называемое устойчивостью.

Совокупность записанной на каком-либо носителе накопленной информации, способной передаваться в пространстве и времени для разрешения научных, производственных, управленческих и других задач представляет собой так называемый информационный ресурс.

Классификация управленческой информации

Функционирующая в процессе управления предприятием информация может быть классифицирована по следующим признакам:

• характеру отражения (смешанному, визуальному, аудиовизуальному);
• виду представления (кодированному, цифровому, буквенному);
• отыгрываемой в процессе управления роли (аналитической, прогнозной, нормативной, отчётной, научной);
• качеству (вероятно достоверной, достоверной, не достоверной, ложной);
• степени возможности использования (необходимой, достаточной, избыточной);
• уровню обновления (переменное, постоянное);
• сфере деятельности организации (экономическая, технологическая, управленческая, социальная);
• источнику происхождения (внешнему или внутри организации);
• уровню преобразования (обобщённому, производному, первичному);
• типу носителя (текстовый документ, электронный носитель, видеофильм);
• времени прихода (случайно, эпизодически, периодически, постоянно).

Следует выделить дополнительный тип управленческой информации, присутствующий у всех людей в памяти. Он включает в себя накопленный с годами опыт, полученные знания в области наук, воспоминания о ранее использованных в похожих ситуациях управленческих решениях, а также опубликованные в периодических изданиях данные о деятельности других предприятий, факторах воздействующих на управление и производственную деятельность, на состояние финансов и хозяйства и т.п.

Этапы процесса управления с информационной точки зрения

С точки зрения информации управленческие процессы выглядят как последовательность конкретных этапов.

Менеджмент в информационной сфере определяется очерёдностью этапов:

• поиск и сбор первичных сведений;
• тщательная регистрация с последующей передачей информации для сохранения на определённом носителе;
• логический и математический анализ первичных сообщений, создающий в результате синтетическую информацию, способную приобретать форму документа;
• передача субъекту управленческой деятельности синтезированной информации;
• если для субъекта управления представленной информации недостаточно для вынесения решения выполняется дополнительный поиск и сбор первичных информационных сообщений, их регистрация, обработка и передача субъекту вновь полученной информации в синтетическом виде, в ином случае переходят к следующему этапу;
• выработка решения управленческим субъектом;
• преобразование решения в форму документа;
• размещение документов в архиве;
• доведение решения исполнителям.

В результате исполнителями выполняются определённые действия, влекущие за собой изменения в положении управляющего объекта или объекта управляемого с одновременным обновлением первичной информации.

Информационный менеджмент как средство управления информационным процессом

Показателями, характеризующими высокий уровень информационного менеджмента компании, являются:

• высшему руководству знакомы процедуры связанные с информационным менеджментом, и они способны их описать;
• высший менеджмент напрямую участвует в процессе вынесения стратегических решений в вопросах управления информацией;
• вложение инвестиций в технологии связанные с информацией на фоне присутствия чётко определённых целей бизнеса;
• присутствие в управлении движения в сторону снижения числа перемен.

В итоге, рассмотрев информационную сторону управленческого процесса, можно сформулировать признаки информационного менеджмента обладающего малой эффективностью:

• ощущение со стороны высшего руководства низкой рентабельности вложений в технологии связанные с информацией;
• преграды со стороны информационных технологий на пути реализации компанией новой стратегии;
• медленная и противоречивая работа механизмов вынесения решений в сфере управления информацией;
• руководители высшего уровня не знают процедуры, действующие в компании в сфере информационного менеджмента;
• превышение бюджета и нарушение сроков проектами в вопросах управления информацией;
• рассмотрение аутсорсинга в качестве наиболее быстрого разрешения проблем;
• частое изменение процедур управления информацией.