Взаимоотношение полномочий
Концепции взаимоотношения полномочий
Специфика осуществления делегирования полномочий
Средство, с помощью которого руководство распределяет задачи между своими подчиненными, называется делегированием.
Делегирование - это передача полномочий и задач должностному лицу, необходимых для решения проблемы. Это лицо несет непосредственную ответственность за итог работы.
Под ответственностью понимают обязательство выполнять задачи, которые поставлены перед должностным лицом, и отвечать за итог перед тем, кто делегировал конкретные полномочия. Обязательство - это ожидание от индивида выполнения определенных требований, занимая конкретную должность на предприятии.
Без полномочий нельзя делегировать ответственность.
Под полномочиями подразумевают ограниченные права пользования организационными ресурсами и направлять усилия конкретных работников на выполнения некой задачи.
Полномочия делегируют не человеку, а должности, которую он занимает в данный момент. Пока должность свободна и вакантна, нету абсолютно смысла принимать ко вниманию передачу разнообразных полномочий.
Концепции взаимоотношения полномочий
На сегодняшний день можно говорить о нескольких концепциях процессов, благодаря которым происходит передача определенных полномочий. Если принять ко вниманию положения традиционной концепции, то полномочия передаются низким уровням организации от более высоких. Ученый Ч. Барнард утверждал, что у подчиненного имеется право лишь отклонять требования директоров. На базе чего и была сформирована концепция принятия полномочий. Если подчиненный не желает принимать полномочия от руководства, этот процесс не осуществляется.
Чтобы определить уровень делегирования собственных полномочий высшим управлением более низкому уровню, важно ориентироваться на степень децентрализации или централизации. Определить уровень организационной централизации можно ориентируясь на такие критерии:
- число принятых управленческих решений на нижестоящем уровне - чем больше таких решений было осуществлено руководством, тем выше степень децентрализации;
- важность принимаемых управленческих решений на низких рангах - те решения, что непосредственно связанны с значительными расходами трудовых или материальных ресурсов, с новым направлением в работе;
- последствия после принятых решений - если решение многофункционально, то предприятие можно назвать децентрализованным;
- количество контроля над работой подчиненных компании - если децентрализация высокая, как правило, руководитель очень редко контролирует повседневные решения конкретных работников, ведь он понимает эти решения, как решительно правильные и наиболее подходящие в данный момент.
Те предприятия, где всю основную работу и полномочия берет на себя сам руководитель, называются централизованными.
Те организации, где полномочия распределены по нижним рангам управления, получили название децентрализованных. Преимуществами централизации является тот факт, что решения принимает особа, что видит организацию в целом, имеет достаточно опыта и узкопрофильных знаний.
Также при централизации невозможно дублирование работ, тем самым снижаются материальные затраты.
К недостаткам централизации можно отнести:
- работники, которые принимают решения, плохо ознакомлены с проблемными ситуациями и обстоятельствами;
- затраты времени непосредственно на информационную передачу по рангам;
- руководители на низких уровнях практически не способны принимать важные решения.
Преимущества децентрализации в том, что возникает возможность оперативно принимать решения, активизируется деятельность руководства среднего ранга, не нужно создавать детальные планы.
Недостатки децентрализации:
- недостаточность информации сказывается на качестве принятого решения;
- много времени уходит на согласование разнообразных решений.
Классификация полномочий
Абсолютно все полномочия можно поделить на аппаратные (штабные) и линейные.
Линейный вид полномочий передается от руководства к подчиненному и так далее по карьерной лестнице. Они разрешают начальнику на законной основе управлять подчиненными. Делегирование определяет своеобразную иерархию уровней управления. Процесс образования такой иерархии - скалярный, а иерархия результирующая - цепь команд, скалярная цепь.
Можно выделить такие типы аппаратов и соответствующие штабные полномочия:
- Консультативный. Если возникает проблема, что требует конкретной квалификации и знаний, руководители могут пригласить соответствующих специалистов на определенное время или на весь период (постоянная основа);
- Обслуживающий. Сюда относят: плановый, финансовый отдел, отдел кадров, материально-техническую базу, связь с общественностью;
- Личный. Это подтип обслуживающего аппарата (к примеру, помощник, секретарь), что выполняет все указания руководства и не имеет каких-либо конкретных полномочий, но имеет весьма весомую власть.
Полномочия аппаратные можно поделить на:
- рекомендательные или консультативные, что возникают тогда, когда начальство обращается за помощь непосредственно к консультативному аппарату. Совет такого рода специалистов не характеризуется обязательным значением. Линейное начальство может не уведомлять о всех собственных принятых решениях. Такие процессы приводят к многочисленным конфликтам между линейными и аппаратными сотрудниками;
- обязательные согласования - их формируют сотрудники штабного аппарата, чтобы избежать конфликтов. Таким образом, они наделяются полномочиями, что характеризуются обязательным согласованием;
- параллельные полномочия устанавливают контролирующую систему для предотвращения ошибок и уравнивания власти на предприятии;
- функциональные полномочия - штабные работники могут не только консультировать, но и выдвигать личные предложения, а линейные руководители, в свою очередь, должны принять решения по нескольким вопросам.
Власть и полномочия
Понятие власти очень близко к полномочиям. Полномочия характеризуют право на действия конкретной особы, что занимает должность, а власть определяет то, что ему разрешается делать.
На больших предприятиях административный аппарат может вмещать огромное количество сотрудников. В таких случаях аппарат понимают как подразделение с конкретными уровнями: он имеет внутри своеобразную линейную организацию и командную цепь.
Под линейной деятельностью понимают деятельность, связанную с формированием, сбытом продукции и финансированием, которую осуществляет организация. Аппарат помогает выполнять главные функции, а аппаратная деятельность считается весьма существенной. Чтобы определить виды аппаратной деятельности, нужно подробно рассмотреть ее цели, миссии, стратегии предприятия.
Специфика осуществления делегирования полномочий
Чтобы осуществить делегирование, нужно подобрать эффективные способы коммуникации, связанные с влиянием, мотивацией, лидерством. Все стороны играют важную роль в достижении успеха организации.
Ученый У. Ньюмен назвал причины, исходя из которых начальник не хочет делегировать полномочия, а подчиненные, в свою очередь, желают избежать дополнительной ответственности:
- "у меня получится лучше" - заблуждение;
- не умение руководить компанией;
- отсутствие доверительных отношений;
- отсутствие контроля для предупреждения начальства непосредственно о потенциальной опасности.
Подчиненные не желают брать ответственность, потому что:
- им легче спросить руководителя, чем действовать;
- боятся ошибки и критики;
- у них недостаточно ресурсов и информации для успешного результата в работе;
- слишком большой объем работы, по их мнению;
- неуверенность в собственных силах;
- отсутствие позитивных стимулов для успешной деятельности.