Процесс коммуникации

1. Главные составляющие коммуникационного процесса
2. Коммуникационные сети и их конфигурация
3. 4 этапа коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс предусматривает обмен определенной информацией между людьми (будь то группа или отдельные личности). При этом собеседники должны стремится к донесению своих слов в понятной форме.

Главные составляющие коммуникационного процесса

Выделяют четыре главных элемента в информационном обмене:

• Отправитель - человек, формирующий конкретную информацию и передающий ее по установленной информационной связи получателю.
• Получатель - человек, к которому передается информация и который воспринимает ее.
• Сообщение - окончательно сформированный поток информации, который кодируется с помощью различных символов.
• Канал - средства используемые для передачи информации.

На практике коммуникационный процесс включает больше последовательных этапов и элементов которые познаются с опытом и не требуют дополнительного рассмотрения.

Отправитель изначально придумывает идею и мысль которую он должен донести к получателю а также путь передачи этой информации. Для примера можно привести какой либо новый товар, о котором нужно максимально полезно донести информацию к потенциальному покупателю. Отправителю нужно конкретно определить главные преимущества и польза этого товара и почему собственно он нужен потенциальному потребителю.

Информацию уже непосредственно в готовом виде для получателя нужно закодировать каким либо способом, то есть определить метод ее подачи. Кодировка предполагает собой преобразование информации в слова, жесты, символы и пр. Этот процесс во многом зависит выбранного метода и канала передачи, будь то устное или электронное обращение, письмо, плакаты и пр. Когда канал передачи не совпадает с задуманной вначале идеей, то обмен информацией может быть обречен на неэффективность. Наглядным примером выбора неэффективного способа кодирования информации является необходимость объяснения рабочего процесса работнику на сложном оборудовании. Это можно сделать как в письменной форме (составив инструкцию к действию), так и в устной. Учитывая сложность ситуации первый способ коммуникации будет самым эффективным, поскольку он подкреплен наглядной информацией, которую можно изучить самостоятельно.

Коммуникационные сети и их конфигурация

Методы сообщения не должны ограничиваться единственным каналом передачи информации. Чаще всего сочетают два и больше коммуникационных средства, что позволяет усилить восприятие информации и перекрыть возможную неэффективность одного из каналов.

Ключевой параметр, влияющий на коммуникацию - это организационный процесс конфигурации коммуникационных сетей.

Сети - это некий процесс объединения участников и элементов коммуникационного процесса прибегая к использованию информационного потока.

Практическое применение какой либо сети коммуникации определяется поставленными целями и задачами перед участниками коммуникационной группы. При необходимости совершенствования коммуникационной системы в первую очередь с анализа сетей.

Передача информации к получателю имеет физический характер, который часто считается полноценным процессом коммуникации. На самом деле это лишь попытка организации доступной формы подачи информации. Организовывают такой процесс офис-менеджеры, секретари, работники курьерской службы доставки либо сервисы электронного обмена информацией. Получателю нужно увидеть или услышать, а главное - понять доносимую к нему информацию.

То, как получатель воспримет информацию характеризует процесс декодирования полученного сообщения. Этот процесс представляет собой перевод закодированной символами информации от отправителя в мысли получателя. Поэтому точность выбора символов отправителем напрямую влияет на точность декодирования. Особенно это важно для руководительных должностей, где от правильного выражения мыслей и идей зависит уровень восприятия его работников.

Таким образом, правильный коммуникационный процесс вызывает обратную связь между участниками общения. Когда последний получает информацию он непременно отреагирует каким либо образом на нее и своим поведением покажет как было понято сообщение. Таким образом руководитель может корректировать предоставляемую информацию и координировать действия подчиненных. В то же время устраняется шум в коммуникационном канале, под которым подразумевается разница в восприятии информации участниками общения, плохое качество передачи письменной формы и пр. Проблема информационного шума в коммуникации присутствует почти всегда, поэтому лишь применение обратной связи руководителем может исправить ее.

4 этапа коммуникационного процесса

При общении отправитель и получатель негласно проходят несколько последовательных этапов. Ключевой задачей обеих сторон является составление корректного сообщения и его внедрения в информационный канал передачи таким образом, чтобы идея была воспринята максимально понятно для обеих сторон. Разделение на этапы в то же время усложняет понимание общей картины представляемой идеи, поскольку любой из них может быть неправильно воспринят. Иногда коммуникация происходит вплоть до нескольких секунд, что заведомо затрудняет процесс определения отдельных этапов. В то же время лишь анализ каждого из этапов позволит выявить проблему недопонимания между участниками.

Этапы коммуникации имеют следующую последовательность:

• Возникновение идеи. Все начинается с формирования идеи и фильтрации предоставляемой информации. Даже на этом этапе возможно недопонимание и обрыв связи между участниками коммуникации. Отправителю стоит четко определится с транслируемой информацией и целью ее предоставления в зависимости от ситуации.
• Кодирование с учетом выбранного канала передачи. Передача идеи должна быть правильно закодирована с помощью символов, знаков, жестикуляции, интонации и пр. На этом этапе из идеи формируется сообщение. Общепринятыми каналами связи является речь (в т.ч. и письменная), e-mail, электронные сервисы коммуникации, видеоконференции. Важно разумно подойти к выбору канала, ведь к примеру визуальную информацию будет глупо передавать в телефонном разговоре, ведь эффективность такой передачи заведомо будет низка. В то же время не стоит ограничиваться лишь одним средством передачи сообщения, а наоборот - использовать сочетание нескольких методов. Это сложнее реализовать со стороны отправителя, но как показывает практика - намного эффективнее. Единожды использовав комбинацию самых разнообразных каналов (визуального, письменного, устного) отправитель поймет насколько получателю проще будет понять понять идею, нежели при использовании письма или визуальной подачи по отдельности.
• Передача готовой информации. Теперь отправитель прибегает к использованию выбранных каналов для доставки информации. Нужно решить вопрос с технической, физической и других составляющих взаимодействия с аудиторией. Это не полноценная коммуникация, но является главным этапом подводящим к правильному донесению идеи к людям.
• Декодирование. Получив сообщение в виде символов получатель начнет его декодировать, то бишь переводить информацию исходя из своего понимания идеи. При идеальном стечении обстоятельств символы будут иметь для получателя ту же смысловую нагрузку, которую изначально закладывал создатель идеи на этапе ее формирования. Может быть случай когда реакции со стороны получателя не требуется и информация должна восприниматься “как есть”, но чаще всего руководителю лучше увидеть ее. Получатели в большинстве ситуаций придают свой смысл полученному сообщению и информация из него может быть искажена. Для инициатора коммуникации этот процесс будет гораздо плодотворнее если адресат все таки покажет понимание идеи своими действиями, которых и ожидает от них руководитель.