Узнать цену работы
Статьи по теме

Выявление и анализ проблем в процессе управления организацией

  1. Формулирование проблем
  2. Процесс анализа проблемы

Формулирование проблем

Рассмотрение любой проблемы предпочтительнее вести с точки зрения вероятности устранения недостатков в ходе работы. Выявление проблемы, в какой-либо отрасли, осуществляемой организацией деятельности возможно, по средствам получения ответов на несколько классических вопросов в отношении следующих параметров:

  • цели стоящей перед организацией;
  • результата ожидаемого работниками;
  • какие стороны деловых отношений желают изменить работники;
  • на каких этапах рабочего процесса работникам недостаточно времени;
  • в чём ценность для работника организации и работы;
  • какие рабочие моменты вызывают у работника неприятие;
  • наличие и содержание жалоб;
  • каковы ожидания руководства от сотрудников;
  • какие направления, по мнению руководства, нуждаются в изменении;
  • какая часть рабочего процесса отбирает львиную долю времени;
  • что способно привести к падению эффективности;
  • на каких этапах ощущаются недостатки структуры и организации;
  • по каким направлениям возможно получение прибыли;
  • какими путями добиться повышения прибыли и снижения затрат;
  • для каких творческих идей возможно удачное внедрение в рабочий процесс;
  • каким образом поднять конкурентные возможности продукции;
  • какими методами увеличить ассортимент и поднять уровень продаж;
  • каким образом улучшить реагирование на жалобы клиентов;
  • с помощью чего увеличить эффективность проводимой рекламы и т.п.

В зависимости от главных потребностей организации перечень подобных вопросов может быть расширен. Они представляют собой начальную ступень определения областей рабочего процесса имеющих проблемные места.

На следующем этапе необходимо чёткое формулирование проблемы. Для этого существует ряд методов.

Метод серии вопросов. В ходе формулирования проблемы выполняется её запись в виде вопроса: «С помощью чего можно выполнить…?» В последствии сама формулировка видоизменяется путём замены главных слов их синонимами для выявления возможности дополнительных решений. Для рассмотрения большего количества перспективных и альтернативных решений формулировку расширяют, и, напротив, при необходимости разрешения определённой задачи узкой направленности её сужают (в дальнейшем задачу разделяют на более мелкие подзадачи с постановкой к ним таких же вопросов).

Метод бритвы Оккама. Суть его состоит в выполнении трёх этапов:

  • С помощью мозгового штурма накапливается определённое количество соображений направленных на обнаружение проблемы (этого можно не делать в случае наличия уже выявленной и в общих чертах сформулированной проблемы).
  • Полученный по результатам штурма список анализируется, из него выделяются те соображения, которые можно воплотить, сужая тем самым круг выдвинутых идей.
  • Проблема как можно точнее формулируется (записывается таким образом, чтобы она находилась перед глазами всех участвующих в штурме, давая возможность всем участникам откорректировать её отдельно, сгруппировать ответы) после чего приступают к обсуждению вероятных решений. Прежде всего, обсуждается конечный результат, к которому необходимо прийти в ходе разрешения проблемы.

В основу метода положен принцип, имеющий название «Бритва Оккама», звучащий как афоризм: «Не нужно множить сущности без особой на то необходимости».

Метод древовидной диаграммы. Сущность метода сводится к рассмотрению проблемы как системы составленной из отдельных проблемных направлений. Создаётся диаграмма иерархического типа с выделением основной идеи в виде конечного результата, к которому необходимо стремиться, и препятствий, стоящих на пути его достижения. Элементы диаграммы представляют собой способы разрешения проблемы, породившие её причины и вытекающие из неё следствия. Внешне она выглядит как система прямоугольников с указанными в них причинами и следствиями. Между собой они соединяются линиями, характеризующими причинно-следственные связи.

Использование данного метода позволяет охватить большое количество способов разрешения проблемы, наглядно демонстрируя соотношение средств и преследуемых целей.

Процесс анализа проблемы

Сложные по своему составу проблемы наиболее трудно разрешимы. Поэтому самым важным есть рассмотрение составляющих таких проблем. Рассмотрение каждого конкретного случая подобной проблемы должно быть тщательным и всесторонним. Исключительно после выполнения такого анализа возможен выбор подходящих способов разрешения проблемы.

Выполнение группового анализа связано с использованием следующих способов:

Способ, применяющий диаграмму «рыбьи кости». В середине ХХ века в Японии была создана диаграмма, сводящая вместе причины и следствия возникшей проблемы. Она получила своё название из-за сходства на первый взгляд со скелетом рыбы. Она выглядит как система букв, символизирующих причины проблемы, разделённые на определённое количество уровней, и стрелок, символизирующих следствия.

При помощи цифр обозначаются общие системы причин (1) и следствий (2), формулирующих проблему. Латинские буквы означают главные причины. Те же буквы с индексом 1 – причины, относящиеся к 1-у подуровню, с индексом 2 ко 2-у подуровню. Количество подуровней не ограничено.

В результате отображения взаимодействий всех основных и менее значимых причин и порождаемых ими следствий создаётся диаграмма внешне схожая с рыбьей костью.

Основной областью применения подобных диаграмм в мире является сфера контролирования качества, хотя они могут использоваться и в других направлениях менеджмента.

Способ, применяющий диаграмму шести слов. В основу метода положено получение ответов на вопросы определяющие суть проблемы:

  • Почему – Why;
  • Что – What;
  • Когда – When;
  • Где – Where;
  • Кто – Who;
  • Как – How.

Постановка данных вопросов позволяет постепенно выяснить ситуацию, при которой проблема может появиться или не появиться. Проблема в этом случае рассматривается всесторонне. Использование данного метода предусматривает необходимость чёткого определения изначальной проблемы.

Узнать цену работы
Узнай цену
своей работы
Нужны оригинальность, уникальность и персональный подход?
Закажи свою оригинальную работу
УЗНАТЬ СТОИМОСТЬ