Использование информации в основных функциях менеджмента

1. Разные типы информации в деятельности предприятия
2. Основные принципы менеджмента
3. Применение информации в зависимости от уровня менеджмента

Разные типы информации в деятельности предприятия

Рабочий процесс в организации предполагает обработку разного рода информации, полученную различными способами. Функции применения информации в зависимости от ее рода делятся на следующие типы:

• Общая - информация, возникающая в ответ на вопросы, а также появляющаяся случайно. Этот тип информации очень широк, ее сложно обработать с помощью компьютерных технологий, а также она является непредсказуемой.

Основой заключения сделок, договоров является специфическая информация. Она предсказуема, обрабатывается с помощью программного обеспечения компьютеров, и появляется по определенным запросам.

• Специфическая - это информация, требующая действий после ее поступления. В результате влияния этой информацией на организацию, эффект может быть, как отрицательным (потеря прибыли при отсутствии реакции на ее поступление), так и положительным (своевременное реагирование на информацию приведет к улучшению финансового состояния компании).
• Исключительная информация является узкой, и побуждает к определенному действию.
• Контрольная информация позволяет отследить положение дел компании на данный момент времени, и дает возможность соотнести с тем, что было запланировано. Она может быть, как широкой, так и узкой, иногда требует применения действий, а в некоторых ситуациях - нет.
• Распределительная информация способствует распределению ресурсов, времени в зависимости от проектных решений компании. Основывается на положени дел предприятия на данном этапе, а также зависит от поставленных задач, расчитанных на достижение определенной цели.

Направляющая информация реализуется на новом рынке. Ее основу составляет, как правило, контрольная, а распределительная информация является ее последствием.

Основные принципы менеджмента

Информация в компании играет определяющее значение для использования знаний об определенных событиях в свою пользу. Информация в менеджменте применяется для анализирования, и нахождения путей решения поставленных задач. В зависимости от того, насколько качественно и доступно происходит процесс управления информацией, структурные подразделения организации взаимодействуют между собой.

Принципы применения информации в деятельности:

• Информация является основной составляющей деятельности компании, без нее она становится невозможной. Нельзя путать понятия обработки данных, с функцией информационного менеджмента, так как в результате этого, можно затруднить процесс управления структурными подразделениями. Делегировать процесс управления поступающей информацией не стоит. Данные должны быть собраны, проанализированы и отправлены к менеджерам, работающим с информацией (или же все это собирается и анализируется отделом информационного менеджмента, все зависит от распределения должностных обязанностей в организации). Данные, поступающие в компанию, обрабатываются специальными программами, в результате чего, менеджеры получают из них информацию.
• Компьютерные программы, системы и так далее являются технологиями, и представляют собой инструмент, а с информацией менеджер работает сам. Ни одна программа не сможет заменить аналитический ум менеджера, но она сможет помочь организовать сбор данных, систематизировать их, заменив этим нескольких менеджеров. Использование информации должно заранее планироваться. Эта функция возлагается на менеджера. В зависимости от того, как будет использована информация, к ней применяется соответствующая технология сбора. Менеджеры, работающие в низшем звене, в основном работают со специфической и стимулирующей информацией; менеджеры высшего звена - с контрольной и распределительной.

Применение информации в зависимости от уровня менеджмента.

Определенный управленческий отдел применяет в своей работе только несколько видов информации, так как, если использовать все ее типы, это приведет к затруднению деятельности, что отрицательно скажется на принятии верных решений. Информация распределяется следующим образом:

• Уровни управления
• Цель применения информации
• Тип информации
• Стратегический
• (руководящий состав организации)
• Составление планов, постановка задач перед организацией
• Распределяющая, направляющая
• Тактический (менеджеры структурных подразделений)
• Контролирование деятельности подразделений, выполнение задач, поставленных вышестоящим руководством)
• Контрольная, специфическая, стимулирующая, специфическая
• Операционный (руководители низшего звена, управляющие цехов)
• Контроль за каждодневной работой отдела, постановка задач на будущее
• Специфическая, общая
• Сделки, договоры (высший и тактический уровень)
• Оперирование всеми данными на предприятии
• Стимулирующая, исключительная

Чтобы деятельность организации была успешной, сбор и обработка информации идет на всех этапах управления. Собирают данные менеджеры разного уровня, но эффективность от поступившей информации зависит от ее содержания, и не всегда приносит пользу. Дело все в том, что иногда информация, на которую нужно незамедлительно отреагировать, поступает с опазданием, это связано с тем, что ситуации в процессе деятельности могут изменяться значительно быстрее, чем находится решение того, что было до этого момента. Оптимизировать информационные системы в управлении - вот, что должно быть главной задачей менеджмента на предприятии. Чтобы этого достичь нужно применять новейшие средства сбора данных, верно распределять должностные обязанности между сотрудниками подразделений, а также по максимуму облегчить документооборот в организации.